Дубенок Т.Е.

ЭТАПЫ И МЕТОДЫ РЕОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕКИ

Для того чтобы выжить и адекватно реагировать на изменения, происходящие в нашей стране, повысить устойчивость и адаптационную способность в удовлетворении спроса читателей, преодолеть отставание в использовании современной техники, обеспечить высокое качество предоставляемых услуг, библиотеки должны целенаправленно проводить организационные изменения. Благодаря этому преодолеваются инертность и застой в структурах управления, в сложившейся системе связей и отношений.

Организационные изменения могут быть частичными, касающимися отдельных служб и определенных видов деятельности, или радикальными, когда требуется глубокая и многосторонняя реорганизация.

Реорганизация библиотеки не может проводиться внезапно, без глубокой и всесторонней предварительной работы специалистов на основе заранее разрабатываемых программ и комплекса обоснованных мер. Она должна предусматривать целый ряд этапов, охватывающих подготовку, сбор информации, определение направлений работы и их последствий, практическую реализацию подготовленных изменений.

Первый этап – подготовка. Для успешной реализации программы реорганизации и обеспечения на практике ее эффективности основополагающее значение имеют мобилизация сотрудников библиотеки, которые будут ее осуществлять, их организация и заинтересованность. В процесс перестройки должны быть вовлечены работники разных уровней, включая высшее руководство библиотекой. Методы управления, используемые на данном этапе – анализ изменений (технологических, внешней среды), обсуждения, дискуссии для выработки единого подхода и поддержки, определение целей, формирование группы, создание системы мотиваций и заинтересованности и др.

Результатами работ на данном этапе должны стать: разработка для всей библиотечной организации специального документа, включающего организационную структуру, положение о группе, которая непосредственно будет заниматься перестройкой, и ее состав, план намечаемых мер.

Второй этап – сбор информации и определение проблем. Задача данного этапа выявить и обосновать целесообразность конкретных изменений, непосредственно ориентированных на удовлетворение информационных потребностей пользователей библиотеки. С этой целью выявляются текущие и перспективные интересы читателей; определяются мероприятия, необходимые для успешного выполнения поставленной цели; намечаются виды деятельности. Составляются действующие и перспективные структурные схемы библиотеки, уточняются требуемые ресурсы, объемы и виды оказываемых услуг; проводится систематизация процессов реорганизации. Методы управления на этом этапе: моделирование поведения библиотечных пользователей, моделирование процессов, составление организационной схемы, анализ эффективности процессов и др.

Третий этап – выработка общего и полного понимания решаемых проблем. Цель этого этапа разработать такое видение проблем, которое способно привести к скорейшему достижению цели. Этот этап позволяет выявить организационные проблемы текущего процесса, информационные потоки. Планируются мероприятия текущего процесса, задачи и возможности по его улучшению, согласовываются намеченные изменения. Методы управления на данном этапе таковы: анализ трудового процесса, анализ временных циклов, концептуальное видение и др.

Четвертый этап – организационно-техническое проектирование. На этом этапе важно сделать техническую характеристику процесса реорганизации. Дается описание технологии, стандартов, процедур, систем и видов контроля, используемых в процессе реорганизации. Одновременно с социальным конструированием создаются модели взаимодействия социальных и технических элементов. На данном этапе составляются предварительные планы систем и процедур развития, программного обеспечения и обслуживания. Ключевые вопросы на этом этапе: какие технические ресурсы и технологии будут необходимы в период реорганизации? как наилучшим образом приобрести эти ресурсы и технологии? как будут взаимодействовать технические и социальные элементы системы? Методы управления на этом этапе: информационное проектирование, анализ трудового процесса, измерение и оценка информации, стратегическая автоматизация, управление персоналом и др.

Пятый этап – социальное проектирование. Целью этапа является выявление социальных аспектов процесса реорганизации. Производится описание библиотеки, ее кадрового состава, характера работ, стимулов, используемых в период реорганизации, создается план взаимодействия социальных и технических элементов. Наряду с этим составляются предварительные планы по найму сотрудников, их обучению, новой расстановке персонала. Социальное проектирование осуществляется одновременно с техническим проектированием.

Для повышения ответственности персонала за улучшение качества услуг, предоставляемых пользователям библиотекой, все необходимые полномочия передаются персоналу, имеющему непосредственные связи с потребителями. Намечаются необходимые изменения в распределении обязанностей, полномочий, знаний, квалификаций и используемого инструментария для того, чтобы дать возможность персоналу улучшить свою работу. Составляются матрицы текущих и измененных видов работ по квалификации, опыту и набору ориентаций. Каждая ячейка матрицы соответствует уровню квалификации (нулевой, низкий, средний, высокий), опыта и ориентации, необходимому для работы. Используя эти матрицы, можно определять характеристики работ по их разновидностям.

Методы управления, используемые на этапе социального проектирования: предоставление полномочий персоналу, квалификационная матрица, создание бригад, бригады самоуправления, организационная перестройка, вознаграждение персонала и стимулы, управление проектом.

Шестой этап – преобразования. Цель этапа – разработка экспериментальной версии и законченного реорганизационного проекта. Некоторые задачи этого этапа могут повторяться. Ключевые вопросы, на которые дает ответ этот этап: когда надо начинать контролировать процесс? как узнать, насколько правильно выбрана стратегия? какие механизмы необходимо разработать для решения неожиданно возникающих проблем? как обеспечить и сохранить непрерывность процесса перемен?

Задачи данного этапа охватывают завершение модели деятельности библиотеки, окончательную разработку технического проекта. Дается оценка имеющегося персонала с точки зрения квалификации людей, знаний и их ориентации, степени их заинтересованности в переменах и возможности их использования в новых структурах организации. Ставится также задача проведения инструктажа после того, как все приступили к новой работе.

Методы управления на этапе преобразований: моделирование процесса, информационное планирование, календарное проектирование, квалификационные матрицы, своевременное обучение, системы обратной связи и др.

Оценка осуществляемых изменений на каждом этапе и после завершения всех мероприятий по реорганизации осуществляется на основе определенной системы количественных и качественных показателей.