Обычно организации имеют свой офис, однако, кроме традиционного, современному предприятию необходим электронный офис.

Электронный офис (ЭОФ) организации включает в себя ее информационный образ, структуру, внутренние и внешние связи. С помощью ЭОФ и частных информационных сетей (ЧИС) руководство фирмы имеет возможность эффективно поддерживать и развивать эти связи, успешно приспосабливаться к быстро меняющейся экономической и политической обстановке и, как следствие, усиливать свои позиции на внутреннем и внешнем рынках. Некоторая ассоциация владельцев ЭОФ образует ЧИС, объединяясь по организационному или территориальному признаку для дальнейшего умножения своих конкурентных преимуществ. В этом случае владелец ЭОФ может, не покидая своего рабочего кабинета, общаться с владельцами других ЭОФ.

Используя соответствующее оборудование, владелец ЭОФ может брать его с собой домой, в командировку, зарубежную поездку и пользоваться им в любое время суток. Максимальное количество объединяемых в ЧИС пользователей может быть очень большим (сотни и тысячи пользователей).

Не следует относиться к ЭОФ как к еще одному программно-техническому продукту, устанавливаемому в офисе фирмы. Действительно, имея персональный компьютер, модем, соответствующее программное обеспечение и зарегистрировавшись в сети, можно стать владельцем ЭОФ. Однако ЭОФ – прежде всего самостоятельная концепция организационной деятельности фирмы, важнейшей отличительной чертой которой является способность этих систем своевременно и с высоким качеством исполнения обеспечивать требуемой информацией тех специалистов, кому она предназначена, в том месте, где она требуется, и в том объеме, в каком она необходима.

ЭОФ будет достойно представлять своего владельца в любом городе, как у себя в стране, так и за рубежом, т.е. везде, где он разворачивает свой бизнес. И для такого представительства совсем не обязательно создавать в этих городах реальные офисы (арендовать помещения, нанимать персонал и т.д.). Достаточно иметь ЭОФ, что значительно сокращает расходы, в том числе и в иностранной валюте. Кроме того, ЭОФ имеет следующие, присущие именно им, особенности:

·эффективная система электронной почты с поддержанием телетайпа, факса, телекса;

·планирование и контроль деятельности (подготовка встреч, совещаний, автоматическая рассылка писем и т.п.) для владельцев ЭОФ – пользователей ЧИС;

·значительное сокращение времени на подготовку и принятие решений при уменьшении потребностей в обслуживающем персонале;

·поддержка многих языков (русского, английского и т.д.);

·“безбумажная технология” при решении управленческих задач, обеспечивающая реальное и существенное сокращение расхода бумаги в организации;

·эффективная система универсальных досок объявлений для немедленного оповещения владельцев ЭОФ (например, о спросе и предложении товаров и услуг);

·эффективная система контроля доступа, защиты данных и обеспечения конфиденциальности информации владельцев ЭОФ – пользователей ЧИС;

·высокая эргономичность процессов подготовки, распределения, контроля состояния, хранения входящих, исходящих и промежуточных документов, комплектования и хранения дел и папок с документами и пр.

Все сказанное позволяет сделать вывод, что ЭОФ усиливает любую функцию традиционного офиса. Однако можно указать направления его наиболее выгодного использования. Это, прежде всего, электронное представительство фирмы в своей стране и за рубежом. Причем для информационного обмена с зарубежными партнерами обычно нет необходимости платить иностранную валюту.

Другая область эффективного применения ЭОФ и ЧИС – взаимодействие между предприятиями, подразделениями, филиалами по технологическим вопросам выполняемых разработок, производства, продажи, потребления товаров и услуг.

ЭОФ – отличный инструмент проведения электронного маркетинга, брокерских операций, рекламных и информационных мероприятий по предложению товаров и услуг, для доступа к коммерческим базам данных, прикладным системам экспертов специализированных ЭОФ (юридическим, научным, коммерческим и т.п.). ЭОФ эффективен как средство повышения качества управления крупной фирмой, имеющей сложную организационную структуру, территориально распределенные подразделения и производства.

Системы ЭОФ и ЧИС используются в крупных государственных и коммерческих организациях, в промышленности, на транспорте, в медицине, издательствах и информационных агентствах, страховых компаниях, банковском деле, торговле, на радио и телевидении. Перспективны они и в библиотечном деле.

ЭОФ предоставляет своему владельцу современный инструментарий выработки и принятия эффективных решений и координации деятельности партнеров как внутри, так и вне организации, а также возможность немедленного включения фирмы в информационные структуры рыночной экономики страны и мира.