Центральная научная сельскохозяйственная библиотека России начала формирование Электронного каталога (ЭК) текущих поступлений с 1992 г. Книжная часть каталога к началу 2000 г. составила 100 тыс. записей, что составляет не более 5% от объема всего документального (книжного) фонда библиотеки.

Организация и технология переработки традиционного каталога в электронный (ретроконверсия), включают два основных этапа: перезапись карточек в машиночитаемую форму и доработка полученных массивов.

Основные способы ретроконверсии следующие:

1. Ввод библиографических записей (БЗ) с первоисточника (приемлем для небольших библиотек или специализированных фондов).

2. Ввод БЗ на этапе выдачи литературы читателям наиболее спрашиваемых изданий, но в этом случае БЗ содержит минимум элементов, может быть сформирована неверно, процесс пополнения ЭК хаотичный.

3. Использование машиночитаемых записей, подготовленных другими организациями.

4. Сканирование карточек, создание в машине образа печатной карточки (используется за рубежом, создаются специальные фирмы, в России такой фирмой является Prosoft-M). Метод очень дорогостоящий, требует большой подготовительной работы с карточками и доработки просканированных карточек.

5. Ручной ввод с карточек служебного каталога.

Начало ретроконверсии в ЦНСХБ положено в 1993 г., созданием ЭК редкой и ценной сельскохозяйственной книги XVIII – начала XX вв. (1917). Обработка велась непосредственно с книг, введено 9000 названий. БЗ формировались в формате MARC. Все записи имеют тематические рубрики, а также дополнены информацией, которая в традиционных карточках отсутствует (книговедческая характеристика издания, информация об авторе книги, пояснительные примечания и т.п.). Фрагмент каталога в Интернет www.cnshb.ru Такой способ ретроконверсии наиболее полный, но очень трудоемкий. Весь процесс длился 5 лет. На наш взгляд он может применяться только для описания специальных фондов.

Метод сканирования по специальной программе привел к отрицательному результату, процесс доработки карточек составил 90%.

Для ретроконверсии книжного каталога были изучены возможности БД РКП “Национальная библиография”. Результат тоже отрицательный, так как раздел “Сельское хозяйство” не полный, требуется конвертирование данных, организация специальных рабочих мест и не исключается обращение к карточному каталогу и фонду.

Учитывая все вышеизложенное, мы пришли к выводу, что создать быстро полнообъемный каталог не представляется на сегодняшний день возможным. Тем не менее, переход на автоматизированную интегрированную библиотечную систему (шифровка изданий, работа с дублетными экземплярами, автоматизированная книговыдача, списание литературы и т.д.), требует более полного ЭК.

В 1999 г. был опробован метод ручного ввода карточек. Таким способом сформирован полный ЭК периодических изданий (отечественных и иностранных), имеющихся в фондах ЦНСХБ, а затем начаты работы по обработке карточек книжного каталога по варианту последовательной ретроспективы.

Основные этапы организации работы следующие:

1. Определение объема предстоящей работы (по данным комплектования). Предварительные расчеты показали, что возможен ввод книг 1990–1991 гг. выпуска.

2. Выбор группы сотрудников. Используются только профессиональные каталогизаторы и библиографы, что позволяет вести работу в один этап, без доработки введенных записей.

3. Технология работы. Сотруднику выделяется каталожный куб или буква, просматриваются карточки и выделяются с помощью закладок необходимые для ввода с пометкой “ЭК”. С карточки переносится вся информация, в том числе служебная. Изъятие карточек не допускается. Наиболее эффективной является организация работы в рамках существующей технологии обработки текущих поступлений, что не требует организации дополнительных рабочих мест. Документы по ретроконверсии имеют специальный код, по которому переписываются в отдельный файл для дальнейшей загрузки в общий ЭК. Следует отметить два важных момента для успеха всей работы. Программное обеспечение, используемое для вводе данных (в ЦНСХБ это “МАРК” НПП “Информсистема”, производительность труда при работе с этой программой значительно выше других систем), должно быть максимально дружественным каталогизатору. Второе, важны квалификация исполнителей, их систематическая практика, способы стимулирования труда.

Итоги работы: с мая по октябрь введено 14 тыс. записей, весь поток книг 1990–1991 гг. выпуска, а расширение рамок отбора в дальнейшем (1985–1989 гг.), на основании данных книговыдачи, увеличило ввод еще на 8 тыс. записей.

Доработка полученных таким способом машиночитаемых массивов, по нашему мнению, не требуется, а вернее, и невозможна, поскольку речь может идти только о дополнении лингвистическими данными БЗ, что требует источника. Качество же собственно библиографического описания соответствует основным требованиям ЭК, хотя часть полей и не заполняется. Здесь важно учитывать, что современные поисковые системы позволяют вести поиск по всему тексту БЗ, а вероятность того, что основное ключевое слово встретится хотя бы в одном из элементов БЗ очень высока. Важно отметить, что ЭК должен использоваться не только при тематическом поиске, но и ответить на вопрос о наличии в библиотеке конкретной книги, а также заменить функции служебного каталога.

Дальнейшие перспективы проведения ретроконверсии в ЦНСХБ. В этом году получено оборудование для сканирования больших массивов информации, в том числе и карточек. После соответствующей настройки и обучения, вероятно, использование метода сканирования карточек и создание ЭК в форме образов печатных карточек, что будет особенно эффективно для перевода каталога статей (с 1936 г.). Ручной ввод для книжных карточек лучше продолжить, поскольку возможности использования БЗ в формате и в форме образа совершенно разные.