ПРОЕКТНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ В УПРАВЛЕНИИ БИБЛИОТЕКАМИ

 

 Метод управления проектами стал активно развиваться в 70-е гг. на Западе в ответ на растущие масштабы и сложность деятельности в условиях жёсткой конкуренции. Ускорению этого процесса способствовало широкое внедрение компьютерных систем обработки информации.

 Все многообразие процессов, происходящих сейчас в России, можно представить как совокупность социальных, организационных, экономических проектов. Поэтому успешное освоение науки управления проектами в масштабах всей страны поможет эффективнее и целенаправленнее решать возникающие проблемы, сконцентрировать все усилия и ресурсы на важнейших целях и задачах. Кроме того, переход к проектному методу позволяет сочетать как использование механизмов, характерных для рыночного периода, так и для системы планового регулирования.

 Использование проектного метода актуально для российских библиотек, поскольку дает возможность четкой ориентации на получение конкретных результатов, позволяет эффективно и целенаправленно решать возникающие проблемы, сконцентрировать все усилия и ресурсы на главных целях и задачах.

 Существует множество дефиниций термина «проект». Обобщая их, можно сказать, что любой проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (пути решения проблемы) и полученные в процессе реализации результаты. Более сложная и/или объемная задача, требующая больше времени для своего решения и включающая ряд проектов определяется как программа. Управление проектами определяют как искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта для достижения его целей.

 Любой проект проходит в своем развитии ряд стадий, которые в совокупности определяют как жизненный цикл проекта. Изменения, происходящие на каждой стадии, называют фазами проекта. На практике деление проекта на фазы может быть различным, важны только основные ступени, выделяемые в управлении.

 Наиболее рационально выделить три основные фазы жизненного цикла проекта. Прежде всего, это аналитическая фаза, которая включает: анализ предпроектной ситуации, разработку концепции проекта и оценку его жизнеспособности. Кроме того, это  фаза проектирования, на которой осуществляются: планирование проекта, отбор потенциальных исполнителей, их обучение и разработка проекта. И наконец, это фаза реализации, на которой  осуществляется введение проекта в практику.

 Для управления проектом, его необходимо разделить на составные части, структурировать. Структура проекта - это организация связей и отношений между его элементами. К основным задачам структуризации проекта относятся: разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки, распределение ответственности за различные элементы, соотнесение и увязка структуры с ресурсами, создание единой базы для планирования и контроля, переход от общих, не всегда конкретно выражаемых целей, к определенным задачам, выполняемым отдельными людьми или подразделениями.

 Процесс структурирования проекта в библиотеке можно представить в виде следующей последовательности действий. Сначала дается общее определение проекта, четко обозначающее его цели, содержание и конечные результаты. Затем определяется необходимый уровень детализации и количество элементов в структуре. После этого разрабатывается структура проекта с учетом целей, задач, конечных результатов, всех участников и взаимоотношений между ними. Затем составляется рабочий сетевой график, включающий временные оценки. И наконец, разрабатывается система отчетности и контроля.

 Конечно, нельзя утверждать, что проектный подход является «панацеей» от всех сбоев в управлении современной библиотекой, поскольку это только инструмент для принятия решений. Однако управление проектами эффективно для решения многих задач, так как позволяет грамотно распределить финансовые, кадровые, интеллектуальные и другие ресурсы в соответствии с целями библиотеки, сконцентрировать их на важнейших задачах. С его помощью можно оперативно решить неожиданно возникшие проблемы в условиях нестабильности и неопределенности, характерных для современной российской ситуации. Представляется, что освоение управления проектами позволит российским библиотекам менее болезненно адаптироваться к условиям нестабильности и откроет новые перспективы совершенствования их деятельности.