Сложные времена, переживаемые Россией, характеризуются рядом негативных процессов и тенденций. В бедственном положении оказалась культура. На грани выживания находятся все звенья системы образования. Последовательно сокращается число читателей. Общество испытывает огромный дефицит духовности, высокой нравственности, интеллигентности. 

         Библиотечные фонды представляют собой динамичную систему, формируемую в условиях стохастичности. Все это вызывает необходимость постоянного регулирования, т.е. их поддержания на оптимальном уровне соответствия потребностям в чтении. Решение этих задач возможны в результате принятия оперативных управленческих решений, основанных на учете постоянных изменений факторов, влияющих на содержание и использование библиотечных фондов. На качество функционирования фонда оказывает влияние его взаимосвязь с другими подсистемами библиотеки, такими, как «потребитель», «информационно-поисковая система», «кадры» и др. 

         От уровня организации информационно-поисковых систем зависит раскрытие содержания фондов, что способствует отысканию необходимых изданий, ориентации клиентов в системах фондов. Здания, техническое оборудование влияют на расположение хранилищ, читальных залов, а также способы, сроки и стоимость доставки документов. 

         Немаловажное значение для совершенствования формирования и использования фондов имеет такой фактор, как их структура и организация. Научная библиотека, чтобы лучше выполнить поставленные перед ней задачи, делит свой фонд на составные, имеющие определенное назначение части, которые в совокупности образуют единую систему. Сложность структуры этой системы определяется задачами каждой конкретной библиотеки, контингентом ее потребителей. 

         Система фондов научной библиотеки складывается из структурных подразделений, выделенных по различным признакам, отражающим их специфические особенности в функционировании системы. 

         Наиболее существенным является деление фондов на основные и подсобные, что дает возможность рационально использовать фонды с точки зрения полноты и оперативности удовлетворения запросов потребителей, обеспечения сохранности и размещения фондов в помещениях библиотеки. Основной фонд обеспечивает удовлетворение запросов потребителей на издания различной хронологической глубины. 

         Подсобные фонды научной библиотеки являются дублирующими по отношению к основному и представляют собой фонды временного хранения. Они предназначены для оперативного удовлетворения запросов потребителей на актуальные, новые документы. 

        В тесной зависимости от назначения каждый части фонда находится их комплектование, организация, хранение, размещение, использование. В этих процессах развиваются взаимосвязи между фондами, происходит их интеграция в систему взаимодействующих элементов. 

         Взаимосвязи между частями системы фондов осуществляются через координированное наполнение фондов. Наличие в крупной научной библиотеке системы фондов обеспечивает обслуживание потребителей всей совокупностью имеющихся изданий. При этом степень доступности и скорость получения нужного потребителю издания определяются вариантами размещения фондов, уровнем автоматизации и механизации библиотечно-библиографических процессов и технологий обслуживания. Поэтому при организации формирования и использования фондов нужно учитывать изменение условий и своевременно вносить соответствующие коррективы. При этом управление должно исходить из целей, задач стоящих перед библиотекой. При рассмотрении фонда как управляемой системы необходимо выделить параметры, определяющие количественную величину какой-либо характеристики его формирования и использования. К ним следует отнести объемы новых поступлений, экземплярность изданий, количество запросов потребителей, технологические условия обслуживания и др. Решения, принимаемые научной библиотекой относительно значения параметров, представляют собой управляющие воздействия, а поиск, обоснование и принятие решений составляют содержание управления.