Андреева А.А.

ВНУТРИФИРМЕННЫЕ ИЗДАНИЯ КАК СОСТАВЛЯЮЩАЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Система информирования организации представляет собой совокупность передаваемой информации, каналы ее распространения, мероприятия и указания руководителя по информированию, а также правила работы с информацией.

Выбор инструментов и организация информационных потоков зависят от особенностей бизнеса компании и от ответов на три основных вопроса - кому, с какой целью и какой характер информации необходимо передавать.

К устным коммуникациям относятся следующие традиционные способы: презентации, совещания, личные беседы, телефонные звонки. Письменные коммуникации в первую очередь представлены печатным словом: внутрифирменными газетами, журналами, листовками, брошюрами, информационными листками и т.д. В последнее время все чаще для передачи внутрифирменной информации используется электронная почта и внутрифирменные сайты.

Несмотря на чрезвычайную актуальность, проблема построения и успешного функционирования внутрифирменных коммуникаций является мало изученной. Основными источниками получения информации о проблемах внутренней коммуникационной политики и внутренней коммуникации являются на сегодняшний день непрофильные периодические издания, в том числе: "Справочник кадровика", "Персонал Микс", "Top-Manager", "Справочник по управлению персоналом", "Проблемы психологии и эргономики", а также ряд сайтов в сети Интернет, таких, например, как: www.begin.ru, www.ou.tsu/hischool/korppr/htm, www.axima-consult.ru, www.gaap.ru, www.pr-dialog.ru, www.marketing.spb.ru и др.

В настоящее время пристальное внимание уделяется значимости информации в процессе мотивации сотрудников. Особую роль здесь играют внутрифирменные издания.

Подготовка внутрифирменных изданий возобновляется на многих отечественных предприятиях, для крупных зарубежных компаний их издание является нормой.

Основными задачами в процессе создания внутрифирменного издания являются:

• информирование персонала о состоянии дел в компании и планах её дальнейшего развития;
• умение руководства вдохновить сотрудников в процессе трудовой деятельности, грамотно применить возможные средства мотивации;
• предупреждение кризисных ситуаций.

Расширяется видовой состав этой продукции. Наибольшее распространение получили внутрифирменные газеты, которые представляют собой собственное периодическое издание отдельной компании или группы компаний. Вид такого издания не обязательно представляет собой именно газету. Это может быть журнал, информационный бюллетень, дайджест, вестник или информационный листок, где отражаются как внешние, так и внутренние бизнес-новости. Газета отличается от прочих инструментов информирования тем, что в ней есть возможность совместить официальное и неофициальное мнение, обсудить слухи, развеять опасения.

Выбирая формат своего корпоративного издания важно оценить:

• целевую аудиторию;
• цели, на достижение которых направлено издание.

Сформировавшаяся система письменных внутрифирменных коммуникаций, по мнению Д. Дегтяренко выглядит следующим образом:

• Журналы для менеджмента предприятия
• Корпоративные бюллетени
• Информационные бюллетени
• Специальные бюллетени для менеджеров среднего звена
• Дайджесты
• Брошюры
• Руководства
• Справочная литература
• Плакаты на стене
• Стенгазеты
• Доски объявлений
• Ящики для вопросов к руководству
• Листовки
• Письма
• Вложения и приложения
• Памятки

Анализ литературы и изучение опыта подготовки внутрифирменных изданий, позволил предложить собственный многоаспектный подход к классификации внутрифирменных коммуникаций.

1. С точки зрения канала передачи информации, коммуникации могут быть:
   а) устные (переговоры, совещания, конференции, доклады и т.п.);
   б) письменные (внутрифирменные журналы, газеты, дайджесты, деловые письма, служебные записки, информационные бюллетени и т.п.).
2. С точки зрения направления движения:
   а) вертикальные (служебные записки, приказы, распоряжения);
   б) горизонтальные (дайджесты, стенгазеты).
3. С точки зрения носителя информации:
   а) традиционные (внутрифирменные газеты, журналы);
   б) электронные (электронная почта, внутрифирменный сайт)
4. С точки зрения периодичности подготовки:
   а) разовые (устав организации, должностные инструкции)
   б) продолжающиеся (юбилейные сборники, альманахи)
   в) периодические (внутрифирменные газеты, журналы, информационные бюллетени)
5. С точки зрения статуса содержащейся информации:
   а) формальные (деловые письма, служебные записки);
   б) неформальные (чаще всего слухи, неподтвержденная информация).
6. С точки зрения наличия обратной связи:
   а) односторонние (приказ, устав, доклад);
   б) двусторонние (совещание, публичное выступление, ящик "вопросов" и т.п.)
7. С точки зрения целевого назначения:

• официальные (устав);
• имиджевые (юбилейные сборники);
• справочные (внутрифирменные телефонные справочники, биографические - кто есть кто на предприятии);
• обучающие (памятки);
• развлекательные (стенгазеты).

Дальнейшее использование аспектов характеристики внутрифирменных изданий позволит вполне обоснованно подойти к разработке системы изданий, отвечающей целям отдельно взятой организации.