Аветисов М.А., Крамчанинов Е.В., Стеллецкий В.И.

СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СЛУЖБЫ ВЕДЕНИЯ ОБМЕННОГО ФОНДА ЦНСХБ

Электронный каталог центрального обменного фонда (ЭК ЦОФ) создается для организации продажи литературы, изъятой из фондов Центральной научной сельскохозяйственной библиотеки (ЦНСХБ). Обычно это излишние дублеты хранящихся в фонде документов.

При формировании ЭК ЦОФ специалисты ЦНСХБ проставляют пометки в Электронном каталоге книг (ЭК) на русском языке и в ЭК книг на иностранных языках, которые означают передачу соответствующего экземпляра книги в центральный обменный фонд. Передача сопровождается актом о передаче.

Потенциальные покупатели должны иметь доступ к ЭК ЦОФ с тем, чтобы иметь возможность просмотреть библиографические описания выставленных на продажу книг и сделать заказ. После оформления заказа и продажи книг сведения о проданных экземплярах изымаются из ЭК ЦОФ.

Служба ведения ЭК ЦОФ быть организована таким образом, чтобы имелась возможность получать различные статистические данные о количестве списанных и/или проданных книг и их стоимости.

Автоматизированная служба ведения центрального обменного фонда является составной частью Автоматизированной библиотечно-информационной системы (АБИС) ЦНСХБ. Это означает, что система базируется на общей системе управления базами данных (СУБД), а именно MS SQL. Кроме того, в связи с тем, что ЭК книг на русском и иностранных языках базируется на программном продукте MarcSQL, то и ЭК ЦОФ создавался на основе этого же программного продукта. Анализ Пакета прикладных программ (ППП) MarcSQL показал, что в нем невозможно обеспечить скрытность отдельных экземпляров при одном и том же библиографическом описании, что потребовало создание специальной архивной базы данных. Она создавалась также в среде MarcSQL.

Система ЦОФ обеспечивает доступ пользователя (заказчика) к ЭК ЦОФ для выбора необходимой для заказа книги, и сотрудника ЦНСХБ для пометки продаваемого экземпляра хранения, соответствующего выбранному пользователем библиографическому описанию. Интерфейс пользователя основан на использовании web-технологии. Для осуществления поиска и отображения документов из БД MarcSQL применяется Web-интерфейс этого пакета (MarcWeb). Весь интерфейс работает под браузером MS Internet Explorer.

Структурные и форматные решения
Служба ведения обменного фонда и списания книг состоит из 4-х баз данных, организованных под управлением системы MarcSQL:

• ЭК книг на русском языке (отечественные книги);
• ЭК книг на иностранных языках (иностранные книги);
• ЭК Обменного фонда (ЦОФ);
• Архив списания и продаж (для получения статистики)

БД ЦОФ и Архив в части инвентарного учета имеют особые (дополнительные элементы данных):

• Дата внесения в ЦОФ
• Дата продажи или списания (занесения в Архив)
• Стоимость экземпляра
• Цена, за которую экземпляр продан

Отдельные элементы данных имеют несколько иной смысл, отличный от такового в других базах данных, а именно:

• "Сигла хранения" (T090f) - используется для указания причины списания из ЭК. Список причин строго нормирован и разрешен для указания только специалисту, ответственному за списание документов. Допустимы следующие значения:
• ЦОФ
• Устарелость
• Утрата
• Ветхость
• Дефектность
• Дублетность
• Непрофильность
• Имя партии" (CUSTOM5) - используется для идентификации покупателя (заказчика)

Значение сиглы хранения "ЦОФ" используется в ЭК книг на русском и иностранных языках для обозначения перевода экземпляра книги в ЭК ЦОФ. При этом при переносе документа это значение элемента данных очищается.

Даты заполняются автоматически при внесении в БД программой пересылки.

БД ЦОФ имеет "Дополнительный" словарь системы MarcSQL, заполняемый программно на основе отбора покупателем документов для просмотра. Поиск в словаре осуществляется по идентификаторам покупателей. Результатом поиска являются отобранные покупателем документы.

В качестве базового программного обеспечения выбрана система МarcSQL. Осуществляется вся необходимая настройка форм отчетов (актов списания, продаж, списки продаж, застрявших документов и т.п.).

Однако ППП MarcSQL не позволяет осуществлять желаемого алгоритма перемещения данных между различными базами. При переносе одного из нескольких экземпляров при одном библиографическом описании из одной базы в другую должно также копироваться это биб. описание, если, конечно, его еще не было в принимающей базе данных. Поэтому создана специальная технология и программные средства для переноса отобранных документов из одной базы в другую.

Программа переноса документов имеет следующие параметры:

• имя БД, из которой ведется отбор экземпляров документа
• имя выходной БД, куда переносится экземпляр документа
• сигла для отбора (пометка "цоф" или причина списания документа)
• идентификатор покупателя (для продажи)

Программа переносит записи инвентарного учета, создавая и удаляя при необходимости соответствующие записи библиографии. В зависимости от параметров заполняет даты внесения в ЦОФ и продажи и удаляет переносимые документы из "Дополнительного" словаря.

Для пользователей Обменного фонда обеспечивается доступ ЭК ЦОФ посредством Web-интерфейса системы MarcSQL. Пользователь должен при входе задать свой идентификатор, после чего он имеет возможность просмотреть ЭК ЦОФ или осуществить поиск средствами системы, а также отметить документы, которые он собирается приобрести. Система обеспечивает отметку документов в "Дополнительном" словаре путем прямой записи (sql-оператор INSERT) из asp-программы в таблицы БД ЦОФ составляющие этот "Дополнительный" словарь.

Перенос экземпляров документов в ЭК ЦОФ из ЭК (из каждой БД ЭК отдельно)
Специалист, отвечающий за формирование Обменного фонда на основе фонда ЦНСХБ из документов, отраженных в ЭК, осуществляет следующие операции:

• Поиск в базах ЭК необходимых документов
• В случае наличия необходимого экземпляра проставляет в соответствующей строке с необходимым инвентарным номером помету ЦОФ
• В случае отсутствия инвентарного номера проставит в строке инвентарного учета новый инвентарный номер, начинающийся с буквы "ц", а также помету ЦОФ.
• Печатает проект Акта передачи в обменный фонд
• После проверки и корректировки акта вновь его распечатывает, обеспечивает необходимые подписи
• Выполняет программу переноса ("Передача в ЦОФ")

Списание литературы из ЭК и базы ЭК ЦОФ (из каждой БД отдельно)
Специалист, отвечающий за списание документов на основе фонда ЦНСХБ из документов, отраженных в ЭК и ЭК ЦОФ, осуществляет следующие операции:

• Поиск в базах ЭК необходимых документов
• В случае наличия необходимого экземпляра проставляет в соответствующей строке с необходимым инвентарным номером необходимую помету - Устарелость, Утрата, Ветхость и т.п.
• В случае отсутствия инвентарного номера проставит в строке инвентарного учета новый инвентарный номер, начинающийся с буквы "ц", а также те же самые пометы
• Печатает проект Акта списания. Акты печатаются для каждой причины отдельно.
• После проверки и корректировки акта вновь его распечатывает, обеспечивает необходимые подписи
• Выполняет программу переноса ("Списание", для каждой из "причин" отдельно).

Выполнение продаж
Для имеющихся заказчиков или покупателей, которые заинтересованы в приобретении документов из обменного фонда, выставлен Web-интерфейс системы MarcSQL не только в локальной сети ЦНСХБ, но и в Интернете, и организована следующая процедура взаимодействия покупателя со службой Обменного фонда:

• Покупатель получает у администратора ЦОФ идентификатор (регистрационный номер) для входа в систему
• Покупатель проводит поиск в Web-интерфейсе в базе ЭК ЦОФ и отмечает желаемые документы (http://www.cnshb.ru/intra/obm.htm). Покупатель обязательно должен указать свой регистрационный номер. В настоящее время покупатели регистрируются в базе читателей ЦНСХБ. Покупатель может неоднократно возвращаться к названной процедуре до тех пор, пока он не подберет себе необходимые документы. По окончании этого процесса покупатель сообщает администратору ЦОФ, что он готов приобрести отобранные документы.
• администратор, получив уведомление, печатает список литературы для подбора покупателю
• Специалисты ЦНСХБ на основе списка осуществляют подбор документов для покупателя.
• Покупатель и Администратор ЦОФ осуществляют совместный просмотр подобранной литературы. Возможно, что при визуальном просмотре документов какие-то не заинтересуют покупателя. Поэтому в списке отмечаются только те экземпляры, которые покупатель будет приобретать, а также стоимость книги (если ее раньше не было) и продажная цена.
• Администратор ЦОФ вносит информацию из списка в ЭК ЦОФ (в зоне инвентарного учета) - каждый документ находится по инвентарному номеру и заполняются поля " Имя партии", куда заносится идентификатор покупателя, "Цена продажи" и, при необходимости, "Цена".
• Распечатывается акт о продаже соответствующих документов покупателю Выполняется программа переноса ("Продажа", имя покупателя). При этом не выбранные издания также удаляются из Дополнительного словаря, и после этого покупатель снова может заняться подбором литературы.

Чистка БД ЦОФ
В отличие от ЭК книг ЭК ЦОФ представляет собой динамичный каталог, который регулярно пополняется, но также регулярно освобождается. Освобождение ЭК ЦОФ и, соответственно Обменного фонда, осуществляется двумя путями - продажей документов и списанием невостребованных и пролежавших определенное время в обменном фонде документов.

Таким образом, при взаимодействии специалиста ЦНСХБ со службой ведения ЭК ЦОФ обеспечивает:

• Поиск в ЦОФ "застрявших" экземпляров (дата внесения в ЦОФ меньше указанной) и печать их списка
• Анализ списка и подбор этих документов.
• Внесение информации из списка в БД ЦОФ в зону инвентарного учета с проставлением причины списания.
• Печать актов раздельно для каждой причины списания.
• Выполнение программы переноса ("Списание", из ЦОФ, причина списания)

Статистика
В настоящее время, возможно, получать следующие статистические данные за любой период времени:

• Количество утерянных, проданных о экземпляров, экземпляров сдаваемых в макулатуру, ветхих и т.е.
• Для проданных экземпляров для каждого покупателя можно получить сведения о количество проданных документов, их стоимость и общую сумму

Однако, в связи с тем, что все необходимые статистические данные представлены в таблицах SQL-сервера, любые дополнительные статистические данные можно достаточно легко запрограммировать и включить в производственный процесс.

Таким образом, в ЦНСХБ создан электронный каталог обменного фонда. Это обеспечило процесс автоматизации учета движения документов, изымаемых из Основного фонда, а также полный учет, включая и финансовый, взаимодействия покупателя с Обменным фондом ЦНСХБ.