Макаров Д.А.

ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИЙ INTERNET

Задача накопления, обработки и распространения информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для её решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем с изобретением книгопечатания. Следующий прорыв в области информационного обмена произошёл с появлением электронных вычислительных машин. Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершён, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

Первые проекты применения компьютерных средств не как вспомогательного, а как основного элемента системы документооборота, появились в начале 80-х гг. В то время камнем преткновения их развития стали недостаточный уровень развития материально-технической базы и отсутствие чётких стандартов на электронные документы.

В 90-е гг. в связи с быстрым развитием вычислительной техники появились системы управления документооборотом, построенные по принципу клиент-сервер, приспособленные для работы в рамках небольшой локальной сети. Параллельно с этим, шло развитие всемирной компьютерной сети Internet. К середине 90-х гг. стало возможным использовать её в целях создания принципиально новых систем управления документооборотом.

Документ является основным способом предоставления информации на любом современном учреждении, включая библиотеки. От повышения оперативности и чёткости в работе с документами во многом зависит оперативность работы организации в целом.

Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления организацией зависит и от того, насколько разумно в нём организовано управление документооборотом. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные средства, время и упущенные возможности.

Использование автоматизированных систем облегчает работу с большими массивами документов. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса.

Важнейшим вопросом при принятии организацией решения о создании или приобретении систем автоматизации делопроизводства и документооборота САДД является вопрос их реальной эффективности. Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие САДД в масштабе организации:

• во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами.
• организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и её территориально-удалённые подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.
• создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота. Для госаппарата это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений. В коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счёт более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.
• минимизируются трудоёмкость делопроизводственных операций. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, например при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоёмкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как показывает опыт, в несколько раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования САДД.
• качественный выигрыш во времени и трудозатрат достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организаций и между ними, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.
• целостность и сохранность документов в электронном виде может обеспечить система корпоративного архива. Его преимущества заключается в том, что многие операции автоматические, такие, как классификация, аннотирование и создание регистрационной карточки документа, поиска и выборки электронного образа документа по значению его регистрационных атрибутов либо по текстовому содержанию и другие. Кроме того, в корпоративном архиве храниться огромное количество документов.

В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объёмов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счёт сокращения занимаемых документами площадей.

Всего этого можно добиться путём внедрения систем управления документооборотом на основе WEB - технологий. Их использование также позволяет решить большинство возникающих проблем: крайне медленное движение документов, значительные усилия на изготовление копий и контроль прохождения наиболее важных документов, противоречие между потребностью в централизации управления и децентрализации технологий учёта.

Использование электронных систем положительно влияет на организацию документооборота, а также на успехи предприятия в целом. Можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по локальной сети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - её клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счёт публикации необходимой информации в Internet и локальной сети и повысить эффективность работы с документами служащих компании. Существуют, правда, некоторые недостатки: слишком дорогое оборудование, которое далеко не каждая организация может приобрести, и причина, которая может замедлить развитие средств управления документами на базе WEB, - это риск, связанный с недостаточной защитой информации в системе WEB.

Использование электронной почты позволяет быстро обмениваться различной информацией, документами между пользователями.

В настоящее время тема рационализации документооборота в организации с помощью использования всемирной компьютерной сети и других автоматизированных систем является одной из наиболее актуальных.

Организации, фирмы, предприятия, используя рассмотренные выше электронные системы управления документооборотом, могут сократить расходы, время и повысить качество работы, как в сфере документооборота, так и в организации в целом. Снимается также часть проблем, связанных с территориальной удалённостью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест сотрудников.

Современные информационные технологии заставляют фирмы переходить от простого использования персональных компьютеров и аппаратных средств к внедрению систем автоматизированного делопроизводства. Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться к делопроизводству не как к жёсткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.