Пикулина Ю.В.
АНАЛИЗ БИБЛИОТЕЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Аналитическая деятельность в методическом обеспечении функционировании сети библиотек агропромышленного комплекса Российской Федерации (АПК РФ) является одним из важнейших направлений методической работы Центральной научной сельскохозяйственной библиотеки Россельхозакадемии (ЦНСХБ). Методический мониторинг оперирует следующими источниками сбора информации: библиотечная документация, ознакомление с деятельностью библиотек непосредственно на месте, материалами совещаний, конференций, семинаров, статьями из периодической печати и т.д. Обследование библиотеки (фронтальное или тематическое) как метод изучения ее деятельности в прошлые годы широко практиковался ЦНСХБ Россельхозакадемии в методической работе с сетью сельскохозяйственных библиотек. Однако в силу ряда объективных и субъективных причин в настоящее время этот источник методического мониторинга практически не используется. Краткая характеристика сети библиотек, входящих в сферу методического обеспечения ЦНСХБ Россельхозакадемии, объяснит одну из причин такого положения. Сеть библиотек агропромышленного комплекса АПК по состоянию на 1 января 2004 г. включает 625 библиотек сельскохозяйственных высших и средних специальных учебных заведений, заведений дополнительного профессионального образования Министерства сельского хозяйства РФ (МСХ РФ), научно-исследовательских учреждений (институтов и опытных станций), подчиненных как Россельхозакадемии, так и МСХ РФ, расположенных на всей территории Российской Федерации. К сожалению, сложившаяся в прошлые годы стройная, иерархическая система методического обеспечения деятельностью библиотек АПК, основанная на зональном принципе, постепенно разрушилась. Поэтому, а также в силу сокращения финансирования использование метода обследования библиотек на местах, дающего наиболее точную и объективную информацию об их деятельности, стало практически невозможно. Сегодня наиболее эффективным и полным источником информации о сети библиотек АПК остается анализ библиотечной документации, преимущественно отчетов о работе библиотек, а также некоторых материалов, собираемых от библиотек сети в процессе проведения научных исследований. В частности, в последние годы в рамках научно-прикладного исследования “Информационное обеспечение Агропромышленного комплекса РФ”, включенного в пятилетний план НИР и НМР Россельхозакадемии, проводится анкетирование всех типов сельскохозяйственных библиотек по использованию информационно-библиотечных ресурсов ЦНСХБ. И.М. Суслова и Т.Л. Манилова в своих публикациях не раз подчеркивали, что отчетность является важнейшим методом статистической работы, обеспечивающим управление статистическими сведениями по установленным формам и в установленные сроки. Объясняется это, прежде всего, тем, что отчетность имеет ряд характерных особенностей: - обязательность – библиотека представляет отчетные данные в методический центр по утвержденным формам с набором однотипных показателей и в установленные сроки; - юридическая сила – форма отчета является официальным документом, отчеты подписываются руководителем, который несет ответственность за достоверность отчетных показателей; - документальная обоснованность, данные для отчета формируются на основе данных первичного учета. В этой статье освещается только одно направление методического мониторинга – изучение восходящего от библиотек документального потока информации, а именно: сбор и анализ отчетов о работе библиотек учебных заведений среднего профессионального образования системы (СПО) МСХ РФ. В системе СПО МСХ РФ функционируют 285 учебных заведений. Это колледжи, техникумы, совхозы-техникумы, расположенные от Калининградской области на западе до Магадана – на востоке. Для получения репрезентативных данных, позволяющих выработать действенные рекомендации, необходимо провести большую подготовительную работу. ЦНСХБ разработала специальную форму бланка для сбора информации о деятельности библиотек – “Паспорт библиотеки”, включающий адресно-справочные сведения об учреждении, при котором функционирует библиотека, и о самой библиотеке, вопросы о внедрении инновационных методов и технологий (автоматизация библиотечных процессов, участие в благотворительных фондах и пр.), а также статистические показатели работы библиотеки. Важным моментом является сбор заполненных бланков “Паспортов”, который проводится раз в два года. Для этого ведется строгий учет присланных отчетов в специальной картотеке. По истечении срока, к которому рекомендовалось прислать отчет, высылается повторное письмо-напоминание. Систематическую работу по сбору и анализу отчетных данных от библиотек сети в таком объеме ЦНСХБ возродила с 1998 г. Главным условием активного взаимодействия с библиотеками сети является ответная реакция методического центра на полученные отчеты, т.е. обратная связь, которая может выражаться либо просто в письме с благодарностью по поводу полученного отчета, либо в оценке правильности заполнения бланка “Паспорта” с указанием ошибок и недочетов и с просьбой об уточнении некоторых позиций. Анализ заполненных бланков “Паспорт библиотеки”, проведенный в 1998 г., выявил ряд типичных ошибок, допущенных многими библиотеками. В 30% случаев неправильно была указана группа библиотеки по оплате труда, затруднение вызвали представление сведений по фондам, количеству читателей, подсчет относительных показателей. По итогам проведенного анализа годовых отчетов библиотек было составлено письмо о типовых ошибках и возможных путях их устранения. Письмо было разослано во все библиотеки учебных заведений СПО МСХ РФ. Кроме того, все эти ошибки были учтены при актуализации бланка “Паспорт библиотеки” в следующем году. Так, в подстрочные примечания были внесены определения понятий, вызвавших затруднения. Например, что входит в понятие “документ”, что такое общий, основной и обменный фонды, как рассчитываются относительные показатели и т.д. Если к “Паспорту библиотеки” приложен текстовой отчет, позволяющий судить более подробно о деятельности библиотеки, то целесообразно дать развернутый анализ деятельности библиотеки с указанием на положительные моменты в работе библиотеки, с анализом ошибок и недоработок и рекомендациями по их исправлению. Дальнейший этап работы с отчетами – систематизация фактического материала, предполагающая упорядочение фактов, их группировку. Адресно-справочные данные об учреждении и библиотеке заносятся в специальные картотеки, а также в базу данных, которая выставлена на web-странице ЦНСХБ Россельхозакадемии в разделе “Агрообразование” (www.cnshb.ru). Следующий этап – обработка собранных данных, переход к систематизации и анализу. Средством для такого перехода является представление их в сводных статистических таблицах. Вначале заполняются рабочие статистические таблицы, содержащие наиболее полный перечень показателей, включенных в “Паспорт библиотеки”. Рабочие таблицы служат основой для составления сводных статистических таблиц по основным показателям, данные которых в дальнейшем суммируются по всей сети сельскохозяйственных библиотек (фонд, количество пользователей, количество выданных документов, количество поступивших и выбывших документов, штат и др.). Для анализа использовался широкий спектр статистических показателей как в абсолютных величинах, так и относительные значения; среднестатистические показатели в расчете на одну библиотеку или на одного пользователя сравнивались с предшествующими годами, прослеживалась динамика изменения их по годам и темпы роста. Например, по результатам анализа среднестатистической величины пополнения фонда в расчете на одну библиотеку было установлено, что, начиная с 1998 г. снижение этого показателя приостановилось. С 2000 г. уже наблюдался систематический рост количества документов, поступивших в фонд одной среднестатистической библиотеки учебного заведения СПО МСХ РФ, однако темпы прироста в 2002 г. были ниже, чем в 2000 г. Статистический анализ предполагает не только изучение полученных данных, но и установление закономерностей между величинами. Так, количество выданных документов зависит не только от числа пользователей, их активности, но и от укомплектованности фонда необходимыми документами. Если происходит резкое увеличение количества посещений библиотеки и книговыдачи, то это может быть признаком ухудшения книгообеспеченности ученой литературой. В этом случае учебники передаются в читальный зал, происходит смещение акцентов в обслуживании, увеличивается нагрузка на работников библиотеки, а главное, снижается качество обслуживания, когда студент вынужден ежедневно обращаться в читальный зал за необходимым учебником. Такая ситуация не может быть оценена положительно. Другие сведения о работе библиотек, взятые из “Паспорта” и внесенные в рабочие таблицы, также суммируются, сопоставляются с данными предшествующих годов. Все полученные результаты и выводы используются и при написании аналитических обзоров о деятельности библиотек, и составлении рекомендательных писем, а также определяют перечень методических пособий, необходимых для включения в план изданий ЦНСХБ. Например, из рабочих таблиц можно получить представление об обеспеченности библиотек учебных заведений СПО МСХ РФ компьютерами, принтерами, ксероксами и др. оборудованием, а также сопоставить эти данные с наличием оборудования в самом учебном заведении. И результаты эти очень не утешительные. Во всех библиотеках учебных заведений СПО МСХ РФ всего 72 компьютера, 33 принтера и 2 сканера. Естественно состояние автоматизации информационно-библиотечных процессов находится на низком уровне. Данные рабочей таблицы, взятые из “Паспорта”, позволяют подсчитать, какие программы используют библиотеки (“Марк”, “Библиотека” и др.), какие библиотечные процессы автоматизированы, сколько библиотек ведут электронные каталоги, а также их характеристики. Анализ собранных сведений позволяет сделать вывод, что причина, главным образом, кроется в недооценке руководством учебных заведений СПО МСХ РФ настоятельной необходимости внедрения компьютерных технологий в учебный процесс и библиотечную практику. Кроме того, внедрение компьютерных технологий в библиотеках учебных заведений средних специальных учебных заведений наталкивается на психологический барьер со стороны библиотекарей, которые в большинстве не подготовлены к переходу на эти технологии. В процессе анализа “Паспортов” был выявлен ряд библиотек, не имеющих в штатном расписании должности заведующих. Руководство библиотекой поручалось библиотекарям разных категорий, что, естественно, не лучшим образом отражалось на уровне работы библиотеки. В таких случаях директорам учебных заведений направлялись рекомендательные письма, в которых обосновывалась необходимость ввести в штатное расписание должность заведующей. Кроме того, письма руководителям ссузов направлялись также с просьбой об увеличении штатов, повышении разрядов по Единой тарификационной сетке (ЕТС). Для обоснования таких просьб к письму прилагались копии необходимых документов. Благодаря этому в некоторых библиотеках была увеличена штатная численность библиотечных работников. По результатам аналитической деятельности методического обеспечения библиотек учебных системы СПО МСХ РФ, кроме вышеперечисленных мероприятий, был составлен аналитический обзор и подготовлены методические пособия, ориентированные на устранение выявленных недочетов и на совершенствование библиотечной практики.
КАК ОДНО ИЗ НАПРАВЛЕНИЙ МЕТОДИЧЕСКОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ БИБЛИОТЕК УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ