Аветисов М.А., Крамчанинов Е.В.,
Стеллецкий В.И., Стеллецкий В.В.

СИСТЕМА ПЕЧАТИ ЧИТАТЕЛЬСКИХ ТРЕБОВАНИЙ
ДЛЯ ЗАКАЗА ДОКУМЕНТОВ ИЗ ФОНДА ЦНСХБ

Традиционная технология ручного заполнения читателями листков требований на литературу обладает рядом существенных недостатков. Почерк читателя может быть неразборчив, при заполнении требования могут быть допущены ошибки, приводящие к затруднению или даже невозможности нахождения нужного издания.Наличие электронного каталога и библиографической базы данных с постатейной росписью приводит к тому, что читатель просто переписывает информацию с экрана компьютера.

Естественно было бы дать читателю возможность у выбранного документа нажать кнопку, чтобы требование автоматически напечаталось. В то же время давать читателям возможность бесконтрольной печати требований недопустимо. Поэтому в ЦНСХБ была разработана система отбора читателем информации для требований в особую базу данных, а собственно печать требований осуществляется сотрудником библиотеки на кафедре выдачи литературы, там же где принимаются требования: написанные вручную.

Разработанная система является промежуточным этапом между технологией ручного заполнения читательских требований и сдачи их на кафедру выдачи читального зала и полностью автоматизированной системой безбумажного оформления движения заказа и документа (регистрация выдачи документа, сдачи документа читателем и т.п.).

Первая очередь системы предполагает, что заказ осуществляется с рабочих мест читального зала и библиографического отдела через интерфейс АБИС-Интранет, а печать читательского требования производится на кафедре выдачи литературы. Следующая версия предполагает печать требований на этаже, на котором размещается заказываемые документы. Для этого должен быть разработан приемлемый для практических целей алгоритм вычисления номера этажа шифру хранения. Шифры хранения разрабатывались, без учета их использования в автоматизированных системах, размещение литературы также осуществлялось без оглядки на необходимость формирования точных алгоритмов.

Система обеспечивает контроль заказываемых источников и обеспечивает формирование одного требования на один источник в случае заказа нескольких статей из одного источника

В результате внедрения системы каждый читатель получил в индивидуальное пользование базу данных, называемую “Ларец заказов”. Эта база может содержать до 50 требований на литературу. Информация в этой базе сохраняется и доступна читателю при следующих посещениях библиотеки. Таким образом, читатель может сохранять требования на особо заинтересовавшие его издания для повторных заказов.

Читатель может:

 Сформировать читательское требование на основе проведенного поиска в информационных ресурсах и запомнить его в индивидуальном в Ларце заказов, а не заполнять вручную;

? ?Произвольно выбирать требования из Ларца заказов для передачи на кафедру выдачи литературы для дальнейшей обработки по подбору литературы;

 Редактировать Ларец заказов с целью удаления ненужных требований;

Сотрудники библиотеки:

 На кафедре выдачи литературы автоматически отслеживают количество требований передаваемых читателем.

 Получают напечатанные требования заполненные строго по образцу (все необходимые поля, разборчиво и т.п.). Такие требования обрабатывать удобнее, чем рукописные, заполненные читателем.

Система имеет определенные ограничения:

 Читательское требование формируется только для зарегистрированных читателей, имеющих читательский билет установленного образца.

 Ларец заказов каждого читателя максимально включает не более 50 требований.

 Одновременно в один день читатель не может предъявить к выполнению более 10 требований.

Система предусматривает ежедневное сохранение Ларцов заказов всех читателей. В случае разрушения системы возможно восстановление по состоянию на предыдущий рабочий день.

Работа читателя в интранет ЦНСХБ

Для обеспечения возможности автоматического формирования читательских требований необходима идентификация читателя. Чтобы исключить многократную идентификацию принята система представления читателя в начале сеанса работы. Читатель должен ввести номер своего читательского билета. Это можно сделать с клавиатуры или сканером штрих-кода прямо с билета.

При отсутствии билета можно просто нажать на кнопку “Ввести”. В этом случае читатель сможет работать в интранет, но работа с требованиями ему будет не доступна.

По окончании сеанса работы, перед тем как отойти от компьютера читатель должен сообщить системе о завершении своей работы. Это осуществляется кликом по ссылке “Другой читатель (выход)” в левом верхнем углу экрана. В результате этого действия на экране появится начальная заставка, что обеспечит защиту базы сохраненных читателем требований от несанкционированного доступа других читателей.

При просмотре результатов поиска в Информационных ресурсах ЦНСХБ, а также при компьютерном просмотре указателей или оглавлений журналов читателю показывается кнопка “Требование”. Эта кнопка не показывается для не представившихся пользователей, а при подключении к информационным ресурсам ЦНСХБ через Интернет, например, с главной страницы ЦНСХБ (http://www.cnshb.ru/) или со страницы “Информационные ресурсы” (http://www.cnshb.ru/cnshb/resurs.htm) кнопка “Требование” заменяется ссылкой “заказать”, ведущей в форму заказа документа в службе Электронной доставки документов.

В случае если читатель хочет заказать из хранения найденный в результате поиска документ, он должен нажать на кнопку “Требование”. В результате этого нажатия появится страничка представляющая. Листок читательского требования на найденную книгу, или источник (журнал или сборник), содержащий найденную статью.

Под формой требования находятся кнопки “Сохранить” и “Назад”.

В случае если читатель нажимал на кнопку “Требование” не случайно, а действительно хочет сохранить требование на этот источник в своей личной базе читательских требований (т. наз. Ларце требований), он должен нажать кнопку “Сохранить”. При этом читателю выдается сообщение о том, что его требование сохранено.

В случае если сохраняемое требование уже имеется в личной БД читателя, то повторного сохранения не произойдет, а читатель увидит соответствующее сообщение. Требования проверяются по шифру хранения в ЦНСХБ. Также не произойдет сохранения требования, если Ларец требований читателя уже содержит 50 записей. В этом случае для обеспечения сохранения требования следует предварительно удалить из Ларца одно или несколько ненужных требований, например, требования на редко заказываемую этим читателем литературу (которую он давно не заказывал).

Подряд можно сохранить несколько требований по результатам одного или нескольких запросов по информационным ресурсам ЦНСХБ.

Работа с сохраненными требованиями, оформление заказа

При нажатии на кнопки “Ларец заказов” читатель видит требования, сохраненные в его личной БД требований.

На этой станице указывается (для контроля) фамилия, имя и отчество читателя, номер его читательского билета, количество сохраненных заказов. Для каждого заказа указываются дата и время его отбора из результатов поиска, шифр хранения в ЦНСХБ и описание источника (автор, заглавие).Для принятых к исполнению заказов (в т.ч. давно) указываются дата и время постановки требования в очередь для печати на принтере. Графа “направлен на кафедру” заполняется только у еще не напечатанных требований, т.е. у требований, которые читатель уже отобрал для заказа, но на кафедре еще не приняли.

Действия с сохраненными требованиями осуществляется групповым образом с отмеченными записями. Признаком отметки записи является “галочка” в графе “Заказать или удалить”.Изменять состояние отметки записей можно отдельно для каждой записи кликанием левой кнопкой мыши на квадратике выбора, или групповым образом при помощи ссылок “Отметить все” и “Снять отметку”.

Попытка выполнить какие-либо действия (удаление или отбор для заказа), когда нет отмеченных требований, приведет к соответствующему предупреждению.

При входе на страницу работы с сохраненными требованиями отмеченными являются вновь появившиеся записи, еще не оформлявшиеся в заказ, и записи из предыдущего заказа, еще не принятого на кафедре, последние записи могут быть, если читатель раздумал идти на кафедру, а решил найти и заказать еще какой-либо источник, или наоборот, отказаться от заказа какого-либо источника. Такая отметка позволяет сразу сделать заказ документов, предполагаемых для заказа.

Передача заказа на исполнение

Когда читатель отметил (галочками) документы, которые он хочет заказать, он должен нажать кнопку “Направить на кафедру”. Эта кнопка продублирована вверху и внизу страницы с сохраненными требованиями.

Если читатель попытается нарушить ограничение на количество одновременно принимаемых к исполнению читательских требований (10), ему будет выдано соответствующее предупреждение, и группа требований отобрана к заказу не будет.

Обслуживание читательских требований

Сотрудник ЦНСХБ, работающий на кафедре выдачи в это время (оператор), вводит сканером штрих-кода номер этого читательского билета в окно ввода установленной на его компьютере программы (при отсутствии сканера штрих-кода можно вводить номер читательского билета вручную). Программа автоматически соединяется с базой данных читателей, и запрашивает из нее сведения о читателе. Если введенный читательский билет (его номер) существует, то оператору отображаются фамилия, имя и отчество читателя и список заказываемых им требований. Оператор сообщает читателю количество заказываемой литературы, и, получив подтверждение в правильности оформления заказа читателем, нажимает кнопку

Печать

Печать производится в автоматическом режиме. Программный комплекс имеет дополнительную базу данных, в которой осуществляется привязка шифра хранения литературы, к этажу в здании библиотеки. Этаж тоже распечатывается на требовании. Это разработано, для максимально возможного ускорения обработки читательских требований. Возможна печать требований сразу же на необходимом этаже, если обеспечить установку соответствующего оборудования.

Для упрощения работы сотрудникам отдела обслуживания читателей, внешний вид распечатываемых требований приближен к внешнему виду требований заполняемых читателями вручную.

После печати читательских требований программа автоматически считает, что работа с этим читателем завершена, поэтому очищает таблицу результатов, информацию о читателе, после чего она готова к вводу нового номера читательского билета.

В заключение следует отметить, что разработанная система базируется на СУБД MS SQL и в некоторой степени привязана к используемому программному обеспечению АБИС ЦНСХБ. Однако она легко изымается из системы и может автономно использоваться в других автоматизированных системах.