Старущенко Г.П.
РЕАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ – ПАСПОРТ ФОНДА
В основе поиска новых подходов лежит анализ существующего порядка, необходимость объективной оценки того, что мы привыкли считать привычным и очевидным. Для изучения действующих библиотечных фондов используется реальная модель как переходный этап к планированию будущего состояния. Паспортизация фонда позволяет осуществить начальный подготовительный этап – собрать информацию по всем параметрам, характеристикам фонда на определенный временной период, создать реальную модель конкретного фонда.
Осознание необходимости проведения паспортизации фондов, на наш взгляд, ощущается наиболее остро в переломные периоды. Громадные изменения в политической, народнохозяйственной и культурной жизни советского государства в 20-е – 30-е гг. ХХ столетия не могли не коснуться библиотек. Они встают на путь дифференцированного обслу-живания читателей, иной организации фондов. В Публичной библиотеке (РНБ) шел активный поиск новых путей, обсуждалась реорганизация структуры фондов. Это потребовало тщательного изучения ситуации, составлению паспортов фондов. В 1940 г. началась паспортизация русского фонда, основная цель которой заключалась в определении объемов документов по месту хранения для последующей работы с ними.
Процессы, происходящие в библиотеках в довоенный период, позволили Ю.В. Григорьеву в своем фундаментальном труде “Организация библиотечных фондов” (М., 1950) сделать заключение о том, что паспортизация служит началом научной и организационной работы с фондом. Отметив, что это мероприятие главным образом осуществляется в крупных государственных публичных библиотеках, краевых, областных, он указал на целесообразность ее проведения также в библиотеках вузов, научных учреждений и др. В своей работе Ю.В. Григорьев привел форму паспорта фонда, включил 15 вопросов (местонахождение, история фонда, состав, учет и т.д.). Они получили отражение в работе Ю.Н. Столярова “Библиотечный фонд” (М., 1991). Автор указал также на необходимость в определенных случаях учета объективных причин, оказывающих влияние на развитие фонда (изменение демографической ситуации, издательской, книготорговой политики, бюджетных ассигнований на комплектование и т.д.).
Стремительные перемены, начавшиеся в обществе, быстрые темпы развития и освоения новых технологий, компьютерной техники обусловили в конце ХХ–начале XXI вв. необходимость объективной оценки сложившегося состояния фондов и в первую очередь в крупнейших библиотеках. Вопросы паспортизации фондов встали опять в разряд наиболее актуальных. Однако подготовительная работа к паспортизации основных фондов РНБ, проводимая в НИО библиотечных фондов, показала недостаточную теоретическую и научно-методическую разработанность данных вопросов, в том числе понятий, структуры паспорта и др., очевидную необходимость внесения определенных изменений в соответствии с современными требованиями.
Первоочередная задача заключалась в необходимости разобраться в понятиях “паспорт”, “паспортизация”, основных задачах и целях этого процесса. Разработанные определения позволили представить паспортизацию как сложнейший процесс взаимодействия библиотечной науки, ее состояния, с практикой формирования фондов УНБ (комплектованием, организацией и другими процессами), сложившейся на протяжении определенного исторического периода. Таким образом, данные понятия получили следующие выражения.
Паспорт – официальный регистрационный документ, содержащий описание, регистрацию основных, характерных особенностей, свойств, фактов, сведений об отдельном фонде, составных частях фонда на определенный период времени. Это документ, выражающий закономерности и соотношения явлений в области формирования и организации фонда, совокупность обстоятельств, создающих условия по использованию документов. Паспортизация – это составление паспорта отдельного фонда и введение системы паспортов на группу фондов или совокупный фонд библиотеки. Основная задача паспортизации – официальный паспорт определенного образца, сведения которого отражают состояние отдельного фонда на определенный период времени. Являясь процессом отличным от традиционного сбора статистических данных, паспортизация позволяет рассмотреть формирование фонда как многофункциональное явление в конкретной библиотеке.
Важной задачей паспортизации является описание как состояния отдельного фонда документов, так и его структуры. Она рассматривается нами как определенная упорядоченность документов через три блока:
1. Печатные документы;
2. Аудиовизуальные документы;
3. Электронные документы.
Внутри блока деление документов происходит по отделам, подфондам, частям и т.п. и зависит от структурных основных признаков (видового, языкового и др. или их комбинаций). Особое внимание в составе блока печатных изданий уделяется коллекциям и собраниям. Это потребовало осмысления существующих понятий и их уточнения. Предлагаемые определения, на наш взгляд, позволяют ввести четкое разграничение между этими массивами документов, по-новому подойти к планированию работы по их организации и раскрытию, внести большую упорядоченность в анализ структуры каждого отдельного фонда.
Коллекция – это совокупность документов, собранных по какому-либо признаку (видовому, персональному, систематическому, и т.д.), представляющая собой внутреннюю целостность и являющаяся результатом деятельности физического или юридического лица, поступившая в библиотеку, либо сформированная в библиотеке. Состав коллекций в фонде РНБ, экземплярность, хранящихся в них изданий, определяется специальным положением.Согласно ему в РНБ преимущественно ведется ретроспективное комплектование имеющихся коллекций, текущее закрыто. Собрание – это совокупность документов, являющаяся результатом деятельности физического или юридического лица, поступившая в библиотеку, либо сформированная в библиотеке, не оформленная в коллекцию, сохранившаяся отдельным массивом или рассеянная в фонде среди других документов. Это частные собрания, документы, поступившие из различных уч-реждений и др.
Проведению паспортизации фондов УНБ, как показывает наш опыт, предшествует определенный подготовительный период. Для НИО библиотечных фондов РНБ это итог большой работы по изучению, обобщению фактического материала, анализу предшествующего опыта в области паспортизации (РНБ, РГБ и др.), нормативно-технологических документов, действующих ГОСТов и стандартов, в том числе межгосударственных, публикаций в профессиональной печати. Результатом этой работы являются разработанные формы паспорта (фонда, коллекции, собрания), методические указания по их заполнению, различные приложения, в том числе таблицы, отражающие объем фонда, и др. Данные материалы позволяют подойти к проведению паспортизации основных фондов постоянного хранения документов и составление группы паспортов – реальных моделей фондов РНБ.
Работа в этом направлении исключительно важна. Полученная информация позволяет исследовать существующую систему фондов, проанализировать те или иные характеристики, условия, при которых можно получить наилучшие значения, выяснить соответствие параметров современным требованиям, интересам пользователя. Это дает возможность, как мы полагаем, определить постановку реальных задач и очередность их осуществления в области формирования документных фондов, сохранения и использования в свете новых информационных технологий XXI в.