Шилов В.В., Тихонова Н.О.
ЭЛЕКТРОННАЯ БАЗА ДАННЫХ НИР В ОБЛАСТИ ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТНЫХ ФОНДОВ РОССИЙСКИХ БИБЛИОТЕК
Научно-исследовательский отдел библиотечных фондов (ранее сектор библиотечного фондоведения НМО) в Российской национальной библиотеке – структурное подразделение, выделенное специально для изучения проблем формирования и использования библиотечных фондов как особой области библиотековедения. Хотя важнейшей задачей нового подразделения является решение проблем собственно РНБ, методическая помощь российским библиотекам по-прежнему остается в поле зрения специалистов отдела. С этой целью была ранее создана и ныне продолжает пополняться электронная база данных, полученных в ходе специальных НИР и заимствованных из общедоступных источников (статистических сборников и др.).
База содержит банк небиблиографических данных (числовых и текстовых). Это сведения статистического, социологического, фактографического и идеографического содержания. Имеются описание и инструкция о порядке хранения и обработки данных.
Все файлы базы образуют две основные группы: первая группа содержит данные общего назначения, другая – данные, имеющие отношение к конкретным темам НИР.
Данные общего назначения могут быть использованы в любом исследовании. Здесь поддерживается принцип однократной записи и её многократного использования. Перед вводом в базу соответствующие данные подлежат проверке на достоверность, поэтому их записи, как и файлы, условно именуются “авторитетными”. Эти файлы постоянно пополняются новыми данными аналогичного содержания. В качестве примера файлов общего назначения укажем следующие: INDIVID (список лиц - реальных и потенциальных участников НИР); POST (типовой перечень служебных должностей и званий); DIVISION (перечень участков работы, подразделений, служб и т.п.); LIBRARY (перечень библиотек и смежных учреждений, организаций); LIBRTYP (перечень типов библиотек, учреждений, организаций); TERRA (перечень наименований территорий и населенных пунктов); TERRATYP (список видов административно-территориального деления); EXPONENT (перечень унифицированных единиц измерения для числовых данных); RESEARCH (перечень тем конкретных НИР).
Файлы частного назначения сгруппированы по папкам. Каждая папка соответствует конкретной НИР. Наименования папок различаются только порядковыми номерами НИР. Набор файлов в каждой “папке-НИР” одинаков, поскольку одинакова структура сбора данных по всем НИР. В общем виде перечень наименований “частных” файлов таков: BLANC (перечень форм, применяемых для сбора данных на местах); QUESTION (содержание форм: рубрикация, заданные вопросы); FIXRESPO (регистрация документов, полученных от респондентов НИР); RESPONS (отражение данных, сообщенных респондентами, “ответы”); REPLICA (свод однотипных ответов респондентов на открытые вопросы).
В каждой конкретной “папке-НИР” применена особая система наименований перечисленных типов файлов. Особое значение придается нумерации вопросов и предлагаемых вариантов ответов в закрытых и полуоткрытых вопросах. Номера вопросов и ответов в обязательном порядке представляют собой десятичные дроби, что позволяет последовательно добиваться их четкой организации при выводе на экран.
Организацию работы по приему данных от респондентов отражают файлы, в которых регистрируются поступившие документы: именно здесь реализуется связь с “авторитетными” файлами, используются уже имеющиеся сведения и добавляются новые (фамилии, библиотеки, адреса и т.п.).
Все файлы, как общего, так и частного назначения, связаны друг с другом посредством связующих полей, что даёт возможность, при отражении новых документов, использовать данные общего назначения, введенные ранее (наименования библиотек, территорий, персональные данные и др.), объединять файлы из разных НИР и т. д.
Одной из методических проблем, потребовавших рационального решения при проектировании базы стало построение файла TERRA. В России, как мы полагаем, сложилась территориально-географическая иерархическая система, состоящая из четырех уровней: экономико-географический район-субъект Федерации-областной, краевой, республиканский центр, город областного подчинения-район в области, район в областном центре-районный центр, населенный пункт в районе (село и т.п.). В форме требовалось отразить местоположение объекта (респондента) и его место в цепочке территориально-административных образований более высокого уровня. Это осуществлено с помощью двух полей: “код” (данного территориального образования) и “входит в код” (соответствующего территориального образования). Попытка ввести то или иное значение приводит к раскрытию списка, из которого можно выбрать необходимую запись или, напротив, который можно дополнить новой записью.
При выборе прикладной программы в качестве СУБД мы руководствовались двойным критерием: 1) высокая оперативность ввода больших массивов (десятки тыс.) данных, поступающих практически одномоментно; 2) сравнительно небольшая интенсивность поступления поисковых предписаний по выводу данных в аналитические таблицы и отчеты. Из знакомых нам СУБД этому критерию в наибольшей степени ранее соответствовала система OPEN ACCESS, ныне морально устаревшая, в настоящее время – VISUAL FOX PRO. Так, в версии 7.0 имеется опция “Enable incremental searching”. При вводе в поле той или иной буквы (сочетания букв) список раскрывается на том значении, которое наиболее близко к введенному сочетанию букв. Это значительно ускоряет сверку проверяемого значения с имеющимися данными и соответственно выборку нужного значения или пополнение списка новым значением. В СУБД “ACCESS-2000” такой возможности нет. Там требуется предварительная сверка данных (например, фамилий экспертов) из всех (!) поступивших документов со списком на предмет пополнения этого списка. Понятно, что это требование приемлемо только в процессах создания генеральных каталогов крупнейших библиотек, где дифференциация труда в больших коллективах подчиняется требованиям высокого качества библиографической записи.
В базе НИО библиотечных фондов содержится на настоящий момент порядка нескольких сот тысяч записей по ряду конкретных исследований. В файлах общего назначения находятся данные примерно о 2500 библиотеках, в основном общедоступных: центральных библиотеках регионов и библиотеках муниципального подчинения. В файле INDIVID отражены сведения о 900 лицах-участниках наших исследований, при этом всегда можно выяснить, по каким проблемам, на какие вопросы и какие ответы давал тот или иной респондент. Разумеется, информация подобного рода является строго конфиденциальной и публикуется нами только в обобщенном виде. Можно проследить активность библиотек относительно участия в организованных нами исследованиях, как в типологическом, так и в территориальном аспектах.
Электронная версия базы дает огромные возможности для научных обобщений и перевода их в методические, консультационные формы. В идеальном случае мы сопровождаем инструментарий НИР разъяснениями по проблеме, освещаем позицию исследователей, задаем вопросы, просим прислать те или иные данные, сообщить свое мнение. Собранные материалы кумулируются, подвергаются анализу, делаются выводы. По каждой НИР выпускаем специальные отчеты, информационные справки, консультации и рассылаем их участникам исследования и другим библиотекам. Структура отчетов стандартная: помимо аналитической части, каждый отчет включает перечень библиотек, предоставивших данные, и список респондентов (экспертов) с указанием фамилий и должностей.
Консультации рассылались первое время только в письменном виде. Каждый выпуск имел тираж около 100 экз. Ныне используется электронная почта. Нашими получателями являются преимущественно центральные библиотеки регионов. Некоторые выпуски консультаций тиражировались региональными научно-методическими центрами дополнительно для распространения по патронируемой сети библиотек.