Матвеева Г.В.

Коммуникационная деятельность секретарей-
референтов в ходе информационного обслуживания

За многие тысячелетия общественного развития человечеством выработано множество средств и способов передачи информации, называемых обобщенно социальными коммуникациями. Понятие коммуникации как объекта изучения разных наук достаточно многолико. Так, в лингвистике проблему коммуникации сводят к отношениям между сообщением и способом ее передачи. Социальной психологией коммуникация трактуется как процесс разыгрывания социальных ролей в процессе межличностного общения. В информационной практике коммуникация рассматривается как управляемая передача информации между двумя или более лицами и системами. Согласно теории социальной коммуникации, коммуникация – это взаимодействие двух субъектов, где один субъект – коммуникант, отправитель, передатчик; второй – адресат, приемник, реципиент.

Рассмотрим более подробно такую сторону социальной коммуникации, как информационное обслуживание, которая всегда активно изучалась библиотечно-библиографическими и информационными работниками. В последние годы становится все более очевидным, что социальная природа любой деятельности, предполагает необходимость коммуникации. В эпоху информатизации общества деятельность по информационному обслуживанию и обеспечению всех сфер человеческой деятельности значительно изменилась, и приобрела новое значение. Эти изменения, согласно мнению специалистов, вызваны: углублением процессов информационной интеграции регионов, началом создания единого информационного пространства и выходом в мировое информационное пространство; стремительным развитием новых информационных технологий, телекоммуникационных и вычислительных средств; развитием всех секторов информационного рынка, включая секторы информации для специалистов, массовой информации, деловой, банковской и др., усилением тенденций к их совместному финансированию; увеличением доли финансовых потоков, направленных на развитие информационной инфраструктуры общества и удовлетворением его информационных потребностей; и т.д.

Все эти изменения привели к тому, что уже сегодня функция информационного обслуживания, ранее характерная в основном для библиотечно-библиографической и информационной деятельности, все больше осуществляется такими специалистами, как секретари, секретари-референты и т.д.

Результаты проведенного нами исследования показали, что информационное обслуживание и обеспечение – важная профессиональная задача не только библиотечно-библиографических и информационных работников, но и секретарей-референтов, референтов – аналитиков, документоведов и т.д.

Сегодня секретарь-референт, как и любой библиотечно-библиографический и информационный работник, выступает посредником в системе “Д (документ) – П (потребитель)”, и занимается непосредственно информационным обслуживанием руководителя или аппарата управления.

Одной из особенностей информационного обслуживания как коммуникации заключается в том, что роль секретаря-референта в ходе этой деятельности меняется. Секретарь-референт при информационном обслуживании может выступать адресатом и отправителем, кроме того, и пользователем различных информационных систем. По данным опроса, более 56% опрошенных респондентов обращаются в информационные службы. В процессе получения тех или иных услуг между секретарем-референтом (пользователем) и информационной службой (информационными работниками) осуществляется коммуникация. Причем коммуникация осуществляется в устной и письменной форме, непосредственно при посещении информационного учреждения и через каналы связи с использованием технических средств. Такого рода коммуникационная деятельность секретаря-референта вызвана потребностью в информации, необходимой для существования в микро- и макро профессиональной среде. Свои потребности опрошенные удовлетворяют в процессе общения с коллегами (86%), при чтении учебно-методической литературы (70%) и т. д.

В свою очередь секретари-референты при обеспечении руководителя необходимой информацией выступают в качестве информационного работника. В такой роли он определяет коммуникационный климат в информационной среде, так как именно он обслуживает руководителя, от его квалификации зависит результат обслуживания.

Поэтому для секретаря-референта сегодня важно наличие коммуникационной культуры и его составляющей – речевой культуры. Таким образом, повышение коммуникационной культуры, изучение основных составляющих информационного обслуживания как социально-коммуникационного процесса в деятельности секретарей-референтов – важная составляющая совершенствования их деятельности.

Hosted by uCoz