На современном этапе развития высшего образования все более очевидной становится необходимость комплексной компьютеризации деканатов факультетов. Особенно остро эта задача стоит на заочных факультетах, где, в отличие от дневных, обучение студента сопровождается настолько значительным ростом объема самой различной информации, что она превращается в главную область трудозатрат их персонала. К примеру, только ведение личной карточки одного студента за время его обучения требует многих часов работы методиста, курирующего данного студента. Объем непроизводительных затрат времени возрастает многократно, если возникает необходимость статистического анализа всего контингента студентов по той или другой совокупности показателей.

Потенциал вычислительной техники уже давно позволяет поставить и решить задачу создания автоматизированной системы управления деканатом (АСУ-деканат) любой размерности, которая коренным образом преобразила бы всю организацию его деятельности. Однако этот вопрос не получил еще надлежащей разработки и пока преждевременно говорить о том, что уже существует некая система, которую без труда можно было бы перенести на почву любого факультета. Более реалистичной является подготовка хотя и частной, однако принципиальной важной подсистемы, а именно подсистемы сбора, накопления, организации данных о студенческом контингенте заочного факультета. Такой выбор обусловлен тем, что именно этот массив информации требует наибольших затрат времени при его ведении и использовании.

Разработка такого рода программ требует учета специфики вузов. Надо учитывать профиль не только учебного заведения, но и соответствующего факультета. Необходимо, чтобы программа была сетевой, имела выход в системы более высокого уровня. Обязательна совместимость с широким кругом компьютеров. Она должна быть открытой для совершенствования и развития. Очень важно, чтобы она была “легкой” в использовании, доступной для персонала, что весьма актуально, так как многие сотрудники деканатов пока еще не работают на компьютере.

В целях автоматизации обработки упомянутого массива информации начата разработка общей концепции базы данных (БД), получившей условное название “Заочник”. Основное ее назначение – автоматизация хранения, обработки, поиска информации о студентах, во всех аспектах, представляющих интерес с точки зрения организации и управления факультетом.

С типологической точки зрения строится реляционная база данных. Это означает, что каждый элемент таблицы будет представлять собой один элемент данных, исключая какое-либо повторение элементов; все столбцы в таблице носят однородный характер; каждый из столбцов имеет свое имя; строки и столбцы таблицы могут просматриваться в любом порядке, в любой последовательности, независимо от их содержания; вывод информации каждый раз осуществляется в форме, которая наиболее эффективна с точки зрения задачи, решаемой работником деканата.

В настоящее время решены практически все принципиальные вопросы проектируемой базы данных, прежде всего, касающиеся таблиц, форм, запросов, отчетов, редактирования данных и т.п. Начат ввод данных в систему. На небольшой модели осуществляется опытно-экспериментальная проверка ее эффективности. Идет также доработка программы по отдельным параметрам. В частности, это касается совершенствования процедуры автоматизации перевода студентов с курса на курс, добавления возможности контроля задолженности студента за весь период обучения. Обращение к последнему вызвано случаями перевода на следующий курс без ликвидации задолженности, что первоначально в программе не было учтено.

Ввод системы в эксплуатацию запланирован на период до конца 2001 г. Как показывают предварительные результаты апробации, использование БД “Заочник” не только многократно снизит трудоемкость операций, связанных со студенческой документацией, но и позволит поднять на качественно более высокий уровень всю систему управления факультетом.