|
Пчельникова Т.Г.
|
|
В СИСТЕМЕ ПОДГОТОВКИ ИНФОРМАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКИХ КАДРОВ |
|
Терминология (терминосистема) курса включает термины документационного обеспечения управления, связанные с процессами создания документов, передачей, получением, систематизацией, поиском, хранением и использованием в процессе выработки и принятия управленческого решения. Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. В связи с этим, термин «делопроизводство» определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В настоящее время наряду с термином «делопроизводство» активно употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую современной организации делопроизводства. Одна из основных составляющих делопроизводства – обеспечение документирования. Документ в сфере делопроизводства – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Делопроизводство, документационное обеспечение управления базируются на понятии «документирование» – запись информации на различных носителях по установленным правилам, регламентированный процесс, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование позволяет фиксировать и однозначно интерпретировать смысл важнейших действий по управлению библиотечной технологией, документ – главный аргумент в конфликтных технологических ситуациях. В документировании выделяется разработка и ведение организационно-распорядительной, организационно-технологической и нормативной документации. В социальном плане официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций: общие и специальные. К общим функциям относятся информационная, социальная, коммуникативная, культурная. К специфическим: управленческая, правовая, функция исторического источника. Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения их на официальные и документы личного происхождения. Официальные, в зависимости от обслуживаемой сферы человеческой деятельности, это управленческие, научные, технические, технологические, производственные документы. Личные – документы, созданные вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Трудовые отношения регламентируются в нормативных документах отраслевого, регионального уровня, уровня предприятия, подразделения предприятия, отдельного работника. Типизацию документов по трудовым отношениям можно осуществить по уровню, на котором происходит разделение труда, т.е. международные, федеральные, отраслевые, территориальные, корпоративные и внутрифирменные. Вторая составляющая технологии документационного обеспечения управления – это работа руководителя, менеджера библиотеки с документами, предполагающая организацию документооборота, хранение документов, использование в управленческой деятельности, популяризация их содержания персоналу. Документооборот библиотеки – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. Управленческая деятельность в библиотеке основана на переработке данных и производстве выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе. Распространяя содержание этого понятия на управленческую деятельность и учитывая специфику информационных процессов, на которых она основывается, определим информационную технологию обеспечения управленческой деятельности как систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на базе единого технического комплекса. Основой такого комплекса являются средства компьютерной техники, программное обеспечение и коммуникации. На данный момент развития библиотек можно выделить две стратегии разработки реализации современных технологий в управленческой деятельности. Первая, когда информационная технология приспосабливается к организационной структуре библиотеки в ее существующем виде и происходит лишь локальная модернизация сложившихся методов работы. Коммуникации развиты слабо, и рационализируются только рабочие места. Вторая стратегия, когда организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационная технология давала наибольший эффект и результативность. Основа – максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей как внутри библиотеки, так и за ее пределами, ранее экономически нецелесообразных. Продуктивность организационной структуры возрастает, так как рационально распределяются документопотоки, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач. Таким образом, первая стратегия реализации информационной технологии в управленческой деятельности ориентируется на существующую структуру управления библиотекой (степень риска от внедрения инновационных управленческих технологий сводится к минимуму, ибо затраты минимальны и организационная структура не рационализируется); вторая – на будущую структуру управления (система расширяется в соответствии с потребностями и материально-техническими, финансовыми, кадровыми возможностями библиотеки). Новые условия, в которых сегодня работают библиотеки, требуют от руководителей библиотек предпринимательского мышления, которое в мире возникающих сложных информационных сетей оказывается важнее традиционной профессиональной библиотечной подготовки. Современной библиотеке необходим менеджер, способный модернизировать ее работу на основе новых технологий. |