|
Захаров В.П., Никитин В.Б.
|
|
ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ ФОНДОВ. ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ |
|
Проблема сохранности документальных фондов библиотек и архивов приобретает со временем все большую актуальность. Этому способствуют непрерывный количественный рост фондов, неизбежное естественное старение документов, продолжающееся ухудшение состояния окружающей среды, и все это при ограничениях на материальные и людские ресурсы. Информация о состоянии фондов, тенденциях и динамике происходящих изменений становится исключительно важной, и, несомненно, перспективно для ее обработки применение средств автоматизации и компьютерных технологий. Автоматизированный комплекс оценки состояния сохранности документальных фондов, разрабатываемый в БАН, автоматически выдает после ввода в компьютер определенных данных оценки состояния сохранности как отдельных документов и собраний, так и фондов в целом, а также данные обо всех причинах и обстоятельствах, определивших данную оценку. В комплексе принята система оценки в баллах, так как она проще и удобнее других при оценке экспертами и факторов, влияющих на сохранность и при дальнейшей обработке информации на компьютере. Различаются следующие градации состояния сохранности: - хорошее – 5 баллов, соответствующее нормальному состоянию факторов, влияющих на сохранность; - удовлетворительное – 4 балла, соответствующее положению, когда какие-то факторы, влияющие на сохранность, вышли за пределы нормы, но нет еще непосредственной угрозы сохранности документов; - тревожное – 3 балла, соответствующее положению, когда выход за пределы нормы факторов, влияющих на сохранность, с течением времени приведет к непосредственной угрозе сохранности документов; - угрожающее – 2 балла, соответствующее положению, когда процессы разрушения документов начались и возникла непосредственная угроза сохранности документов; - катастрофическое – 1 балл, соответствующее положению, когда происходят значительные повреждения и утрата документов. Под факторами понимается некоторая совокупность обстоятельств и событий, с какой-то определенной стороны положительно и/или отрицательно влияющих на сохранность. Выделены следующие факторы: - окружающая среда – состояние здания, в котором располагаются хранилища, энергетики, инженерных сетей, обеспечение пожаробезопасности, охраны, температура и влажность в помещениях, световой режим, санитарно-гигиенические условия; - информационная обеспеченность – наличие необходимого комплекта баз данных и сервисных программ; - состояние документов – состояние бумаги, книжного блока, переплета и т.д. на момент вынесения оценки сохранности; - консервация – активное вмешательство в процесс обеспечения сохранности путем применения соответствующих технологий; - положение с кадрами – квалификация (образование, ученая степень, стаж работы), обеспеченность кадрами, слаженность коллективов, психологический климат, состояние здоровья сотрудников (частота и продолжительность заболеваний), состояние охраны труда; - технологическая обеспеченность – владение необходимыми технологиями, наличие требуемых оборудования и материалов. Оценки факторов, влияющих на сохранность, выносятся также в баллах в зависимости от значений, характерных для них параметров. При этом критерием является степень влияния на сохранность. Под параметрами следует понимать подлежащие оценке различные обстоятельства, определяющие оценку факторов, влияющих на состояние сохранности фондов. Параметры удобно тоже оценивать в баллах. Определен порядок сбора первичной информации, вынесения оценок параметров и ввода полученных данных в компьютер комплекса. Основу первичной информации составляют данные, содержащиеся в информационных картах, составляемых на каждый документ. В состав программного обеспечения комплекса входят: - интерфейс для ввода первичной информации о сохранности в комплекс; - программа, обеспечивающая оценку параметров и факторов, состояния отдельных собраний и фондов в целом, а также выдачи информации о причинах и обстоятельствах, обусловивших данную оценку состояния, составление и документирование сводки для представления руководству. На базе автоматизированного комплекса, используя накопленный в БАН задел по проблемам сохранности, в частности, соответствующие библиографическую и фактографическую базы данных и опыт превентивной консервации документов, можно создать экспертную систему для оценки сохранности, определения опасных мест и принятия адекватных мер, обладающую способностью развития по мере наполнения информационного обеспечения и отработки алгоритмов оценки. В перспективе также объединение в локальную сеть компьютеров, служащих источниками информации о сохранности с компьютером для обработки информации, подключение к этой сети компьютеров, установленных в кабинетах руководства, для отображения результатов автоматической оценки. Работа автоматизированного комплекса должна существенно повысить эффективность и своевременность решений, принимаемых для обеспечения сохранности фондов. Полученный в результате разработки пакет программ может без существенных затрат на адаптацию успешно применяться в крупных библиотеках и архивах. |