Савельева Ю.А.
КАТАЛОГИЗАЦИОННАЯ ОБРАБОТКА ОТЕЧЕСТВЕННЫХ СТАТЕЙ
Раскрыты основные подходы и положения каталогизационной обработки входного потока документов, в частности отечественных статей, дана структура основных полей формата АИБС МАРК, используемых для данного потока. Рассматриваются возможности использования «Электронного Архива» ЦНСХБ Россельхозакадемии.
Задача каталогизационной обработки документов ЦНСХБ Россельхозакадемии заключается в формировании библиографической записи с использованием автоматизированных технологий. На основе результатов аналитико-синтетической и каталогизационной обработки формируется целый комплекс информационных продуктов библиотеки, среди которых назовем основные: база данных (БД) АГРОС, электронный каталог (ЭК), текущие систематические библиографические указатели, библиографические указатели научно-вспомогательного характера, реферативные журналы.
По состоянию на 01.12.2000 г. объем ЭК составляет 497,1 тыс. записей (ведется с 1992 г.), а БД АГРОС – 1,0 млн. записей (ведется с 1985 г., выставлена на web-site ЦНСХБ Россельхозакадемии, http://www.cnshb.ru).
ЭК имеет только восьмилетнюю ретроспекцию, поэтому более глубокий поиск информации осуществляется и через систему взаимосвязанных традиционных каталогов и картотек. В нее входят: алфавитные каталоги отечественных и иностранных книг; комплексно-системный каталог; картотека неопубликованных переводов иностранной литературы и др.
При каталогизационной обработке документов, выборе формата описания и основных полей мы исходили из таких основных положений, как: качество, простота и оперативность информационного поиска для читателя в ЭК, гибкость системы и возможность внесения новых элементов описания. ЦНСХБ работает с программой АИБС МАРК, ее старой несетевой версией. Остановимся на основных подходах к выбору полей при вводе описаний отечественных статей. В основе лежит библиографическая запись (БЗ) документа, приоритеты в заполнении полей определялись с точки зрения их использования в качестве поискового элемента либо по сочетанию элементов БЗ для создания различных информационных продуктов ЦНСХБ, а также принимались во внимание информационный обмен не только с российскими, но и зарубежными партнерами.
Назовем основные поля формата при вводе информации об отечественных статьях. Традиционно в основе лежит библиографическая запись с ее известными элементами. Мы заполняем сведения об авторе, в частности титул (звание), место работы (как правило, сведения берутся либо из достатейного, либо послестатейного материала). Имеют место случаи заполнения сведений, относящихся к заглавию, если есть подзаголовочные данные. Есть и примечание 1-й группы, например, проставляется язык, на котором написана рецензия, либо если статья оформляется как рецензия. Большой блок полей формата заполняется с рабочего листа (РЛ), так как аналитико-синтетическую обработку документа ведет другое подразделение библиотеки – отдел систематизации. Каталогизатор вводит с РЛ аннотацию, реферат, индексы УДК, ГАСНТИ, рубрики КСК, ключевые слова, а также ряд служебных полей, которые в дальнейшем используются для формирования систематических текущих указателей: «Сельскохозяйственная литература», «Сельское хозяйство»; реферативных журналов по проблемам агропромышленного комплекса: «Ветеринария», «Экологическая безопасность в АПК», «Пищевая и перерабатывающая промышленность».
В настоящее время ЦНСХБ в рамках Международного проекта поддержки аграрных реформ России по компоненту «Информационно-консультационная служба для сельских товаропроизводителей» получила оборудование, которое позволит создать «Электронный архив ЦНСХБ», на этой основе хранить и извлекать большие объемы документов.
Структурная схема системы «Электронный архив» состоит из подсистемы ведения электронного архива документов; подсистемы безклавиатурного ввода и регистрации документов; подсистемы «Архивное хранилище документов»; подсистемы поиска; подсистемы администрирования. Каждая подсистема имеет свою функцию, например, подсистема ввода и регистрации позволяет выполнять регистрационную функцию, а подсистема архивного хранения предназначена для хранения текстов и образов документов. Для архива характерна надежность, простота технического обслуживания, высокая производительность, прогнозируемость.
В библиотеке проведен эксперимент по использованию электронного архива для ввода информации. Несомненно, что это потребует разработки программного обеспечения. Сканирование информации происходит молниеносно, было проведено сканирование необходимых для ввода данных из отечественных журналов, в частности название статьи, авторы, сведения о библиографии к статье т.д. Но на сегодняшний день обработка полученной информации требует и дальнейшей работы с ней, в том числе и ручного переноса информации в соответствующие поля формата. Но это первые наблюдения, они не являются окончательными, и проведение эксперимента в любом случае важно, даже если результат будет и отрицательным.